Politique sur la vie privée
pour
Le Groupe de Compagnies TU
ÉTENDUE ET APPLICATION
Cette politique sur la vie privée du TU Group (la politique) comprend dix principes qui règlent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par le TU Group.
La politique a été dessinée de manière à refléter les questions de vie privée qui touchent spécifiquement le TU Group.
Cette politique est assujettie et s’ajoute aux exigences et procédures prévues par toute loi ou règlement applicable. Si un conflit survient entre cette politique et une loi ou un règlement applicable, la loi ou le règlement prévaudra.
L’étendue et l’application de cette politique se définissent comme suit :
-
La politique s’applique aux renseignements personnels collectés, utilisés et divulgués par le TU Group au sujet des clients du TU Group et d’autres personnes.
-
Cette politique est sujette à changement et peut être rallongée ou modifiée par des termes additionnels s’appliquant entre le TU Group et un individu. Ces termes peuvent figurer, par exemple, sur une proposition ou un bon de commande, un dépliant de police ou sur les conditions et modalités de vente.
Collecte – Action de réunir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels, soit oralement, par ordinateur ou par écrit.
Consentement – Accord quant à la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Le consentement peut être explicite, implicite ou tacite et peut être directement fourni par l’individu ou par un représentant dûment autorisé. Un consentement explicite peut être donné soit oralement, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite est un consentement qui peut raisonnablement être inféré à partir des actions ou des inactions d’un individu. Un consentement tacite a lieu dans les situations décrites par les lois et les règlements applicables sur la vie privée.
Divulgation – Rendre des renseignements personnels accessibles à un tiers.
Renseignements personnels – Renseignements au sujet d’un individu identifiable, n’incluant pas les renseignements collectifs ne pouvant être associés à un individu spécifique ou les renseignements exclus en vertu des lois et des règlements applicables à la vie privée, tels que les renseignements accessibles au public ou les renseignements relatifs aux relations d’affaires.
Le TU Group – Comprend les compagnies suivantes : North American Air Travel Insurance Agencies Ltd. f/a. Travel Underwriters et TU Assurance, OneWorld Medicare Inc., OneWorldRx Inc., OneWorld Assist Inc. et TravelGold Mexico, S.A. de C.V.
Tiers – Un individu ou un organisme hors du TU Group.
Utilisation – Le traitement, le maniement et la gestion de renseignements personnels par et à l’intérieur d’une organisation.
Principe 1 – Responsabilité
1.1 Le TU Group se porte garant des renseignements personnels situés sous son contrôle et a désigné un Responsable de la vie privée qui a pour fonction de s’assurer que le TU Group agit conformément aux principes qui vont suivre.
1.2 Le Responsable de la vie privée peut déléguer certaines responsabilités touchant la politique à d’autres employés et agents du TU Group.
1.3 Le TU Group est garant des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous son contrôle. Le TU Group utilisera les moyens indiqués pour assurer la protection des renseignements personnels pendant leur utilisation par des tiers au nom du TU Group (voir Principe 7).
1.4 Le TU Group mettra en place des règles et des procédures pour faire fonctionner la politique, dont :
a) la mise en œuvre de procédures pour protéger les renseignements personnels et pour veiller à ce que le TU Group se conforme à la politique sur la vie privée du TU Group;
b) l’établissement de formalités pour recevoir et répondre aux questions ou aux plaintes;
c) la formation et l’information du personnel sur la politique et sur les questions qui s’y attachent;
d) le développement d’information pour le public expliquant la politique et les questions qui s’y attachent.
Principe 2 – Identification des fins de la collecte de renseignements personnels
2.1 Le TU Group indiquera et enregistrera à quelles fins les renseignements personnels sont collectés lors de ou avant la collecte des renseignements personnels ou, lorsqu’approprié, lors de ou avant l’utilisation des renseignements personnels à une nouvelle fin.
2.2 Le TU Group collecte des renseignements personnels aux fins suivantes :
a) afin d’établir et de maintenir des liens commerciaux avec nos partenaires et nos clients;
b) pour des raisons identifiées ou raisonnablement évidentes aux individus en ce qui concerne les collectes spéciales de renseignements personnels telles que, par exemple, l’identification de la couverture disponible et le calcul des primes, l’évaluation des conditions médicales des clients, la distribution de services d’assistance aux clients et à leurs familles, l’évaluation de l’état des clients et l’organisation d’une évacuation médicale et l’estimation de l’étendue de la couverture;
c) afin de répondre aux exigences légales et réglementaires;
d) afin de comprendre les besoins et les préférences des individus;
e) afin d’accroître, d’améliorer, de mettre en marché et/ou de fournir des produits et services;
f) afin de gérer et d’accroître les affaires et les opérations du TU Group, incluant le transfert de données au sein du TU Group et de ses partenaires.
Les autres références aux « fins identifiées » incluent les fins énoncées dans ce principe.
2.3 Le TU Group, lorsque approprié, spécifiera oralement, par ordinateur ou par écrit, aux personnes concernées, les fins pertinentes et identifiées justifiant de collecter, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels, au moment ou avant la collecte de renseignements personnels. Les personnes effectuant la collecte de renseignements personnels expliqueront, sur demande, ces fins ou renverront l’individu à la personne désignée du TU Group qui expliquera ces fins.
Principe 3 – Consentement
3.1 La plupart du temps, le consentement des personnes concernées est requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués sans que l’individu en soit informé ou sans son consentement, comme lors d’une situation d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est menacée.
3.2 Le TU Group peut divulguer des renseignements personnels, à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, à un avocat ou à un autre conseiller représentant un membre du TU Group, afin de recouvrer une créance, d’obéir à un citation à comparaître, à un mandat ou à toute autre injonction ou selon ce qui peut être autrement exigé ou autorisé par la loi.
3.3 Là où la loi l’exige, le TU Group s’efforcera, dans la mesure du raisonnable, d’aviser un individu des fins identifiées pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués. Ces fins seront énoncées de façon à pouvoir être raisonnablement comprises par l’individu.
3.4 De manière générale, le TU Group cherchera à obtenir un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels au moment de leur collecte. Toutefois, le TU Group peut chercher à obtenir le consentement pour l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels après les avoir collectés, mais avant qu’ils soient utilisés ou divulgués à une nouvelle fin.
3.5 Le TU Group exigera des individus qu’ils consentent à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels comme condition de la livraison d’un produit ou d’un service uniquement si la collecte, l’utilisation ou la divulgation est raisonnablement requise pour atteindre les fins identifiées.
3.6 Dans son évaluation de la forme de consentement appropriée (explicite ou implicite) le TU Group tiendra compte du degré de confidentialité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de l’individu.
3.7 Un individu a le droit de retirer son consentement à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et à un préavis raisonnable. Le TU Group informera les individus de l’effet du retrait de consentement. Les individus peuvent contacter le Responsable de la vie privée ou un autre représentant désigné du TU Group pour plus d’information quant aux implications d’un retrait de consentement dans des circonstances particulières.
Principe 4 – Limite sur la collecte de renseignements personnels
4.1 Le TU Group limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins identifiées par le TU Group ou à ce qui autrement est permis par la loi.
4.2 De façon générale, le TU Group collecte des renseignements personnels des individus auxquels les renseignements se rapportent et peut collecter des renseignements personnels de tiers, y compris des parents, de tuteurs dûment nommés, de conjoints ou de membres de la famille, de médecins et autres fournisseurs de soins médicaux et autres tiers ayant le droit de divulguer des renseignements ou autrement permis par la loi.
Principe 5 – Restriction de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation des renseignements
personnels
5.1 Le TU Group n’utilisera ou ne divulguera pas de renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont étés collectés, sauf si l’individu donne son consentement ou autrement permis par la loi. Le TU Group gardera les renseignement seulement aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de ces fins ou comme exigé ou permis par la loi.
5.2 Le TU Group peut divulguer les renseignements personnels d’un individu à :
a) une personne qui, d’après le jugement raisonnable du TU Group, veut obtenir ces renseignements en tant qu’agent ou représentant légal ou personnel de l’individu;
b) une compagnie ou à un individu employé ou sous contrat du TU Group afin de d’exécuter des fonctions au nom du TU Group, telles que mais non limitées à la recherche ou au traitement de données;
c) une autre compagnie ou à un individu pour le développement, l’amélioration, la mise en marché ou l’approvisionnement de n’importe quels services et produits du TU Group;
d) un agent employé par le TU Group pour évaluer la solvabilité d’un individu ou pour recouvrer une créance, ou à une agence d’évaluation du crédit;
e) une autorité publique ou à un agent d’une autorité publique si, selon le jugement raisonnable du TU Group, il semble y avoir un danger imminent pour la vie ou la propriété pouvant être évité ou minimisé par la divulgation des renseignements;
f) une autre entité dans le cadre d’une fusion, d’une vente d’avoirs ou de la totalité ou d’une part d’entreprise ou de tout autre changement ou réorganisation corporative;
g) un ou des tiers, lorsque l’individu consent à une telle divulgation ou lorsque la divulgation est exigée ou permise par la loi.
5.3 Seuls les employés et les agents du TU Group, ayant besoin de ces renseignements pour motifs d’affaires ou dont le travail l’exige dans la mesure du raisonnable, recevront accès aux renseignements personnels.
5.4 Lorsque des renseignements personnels ont étés utilisés pour prendre une décision ayant un effet sur l’individu, le TU Group préservera, pour une période de temps raisonnable, soit les renseignements mêmes qui ont servi à prendre la décision ou un dossier contenant les raisons ayant mené à la décision.
5.5 Le TU Group maintiendra des contrôles systématiques et raisonnables, des calendriers et des pratiques pour la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers relatifs aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins identifiées ou dont la loi n’exige ou ne permet plus qu’ils soient conservés. Quand, d’après de telles pratiques ou d’après la loi, ces types renseignements ne doivent plus être conservés, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes.
6.1 Le TU Group prendra des mesures raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que cela est approprié compte tenu des fins de la collecte, de leur utilisation et de leur divulgation et de façon à minimiser la possibilité qu’un renseignement inapproprié puisse être utilisé pour prendre une décision ayant un effet sur un individu.
6.2 Le TU Group modifiera les renseignements personnels d’individus comme et quand cela sera raisonnablement nécessaire afin de parvenir aux fins identifiées pour leur collecte, utilisation ou divulgation. Si le TU Group reçoit un demande pour apporter une modification ou un ajout aux renseignements personnels concernant un individu et que le TU Group juge cette modification ou cet ajout approprié, le TU Group modifiera ces renseignements personnels. Si leTU Group juge que la modification ou l’ajout demandé n’est pas approprié, le TU Group avisera la personne ayant demandé la modification ou l’ajout de ce fait et conservera une trace de la demande de modification ou d’ajout.
6.3 Là où la loi l’exige ou lorsque cela est approprié, le TU Group communiquera les amendements ou les ajouts aux renseignements personnels à des tiers.
Principe 7 – Dispositifs de protection des renseignements personnels
7.1 Le TU Group protégera les renseignements personnels grâce à des dispositifs de protection correspondant au degré de sensibilité des renseignements.
7.2 Le TU Group prendra des mesures raisonnables et appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, le copiage, l’utilisation, la modification ou la destruction.
7.3 Le TU Group prendra des mesures raisonnables et appropriées pour protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers, par exemple grâce à des ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils peuvent être utilisés.
Principe 8 – Transparence
8.1 Le TU Group mettra à la disposition de tous les individus les renseignements spécifiques sur ses règles et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels, y compris :
a) le nom et l’adresse du Responsable de la vie privée du TU Group ou de toute autre personne à qui les demandes de renseignements et les plaintes peuvent être transmises;
b) les moyens d’accéder aux renseignements personnels conservés par le TU Group;
c) le processus pour apporter des modifications sur des renseignements personnels.
Principe 9 - Accès individuel
9.1 Le TU Group informera un individu, sur demande, du contenu, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, moyennant des frais minimaux ou gratuitement. Un individu concerné pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et demander qu’ils soient modifiés en accord avec le Principe 6 énoncé précédemment.
9.2 Dans certaines situations et là où la loi le permet, le TU Group peut ne pas permettre l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels qu’il détient au sujet d’un individu. Le TU Group peut, par exemple, ne pas donner accès à des renseignements qui vraisemblablement révéleraient des renseignements personnels au sujet d’un tiers ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils menacent la vie ou la sécurité d’un individu. Le TU Group peut ne pas donner accès à des renseignements dont la divulgation révélerait des renseignements commerciaux confidentiels, si les renseignements étaient protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat, si les renseignements avaient été générés dans le cadre d’un processus formel de résolution d’une dispute, ou si les renseignements avaient été collectés en relation avec une enquête sur la violation de contrat ou sur une infraction à une loi. Si l’accès aux renseignements personnels est refusé, le TU Group fournira, sur demande, les raisons de son refus.
9.3 Dans le but de protéger les renseignements personnels, il peut être exigé d’un individu qu’il produise des pièces d’identité capables de convaincre le TU Group qu’il peut, en toute sécurité, accorder à l’individu un accès à des renseignements personnels.
9.4 Les individus peuvent demander d’avoir accès à leurs renseignements personnels en contactant le Responsable de la vie privée ou tout autre représentant habileté du TU Group.
9.5 Le TU Group s’efforcera de répondre à toutes les demandes dans un délai de 30 jours ou, en tous les cas, dans un délai ne dépassant pas la limite de temps exigée ou permise pas la loi en vigueur.
Principe 10 - Réponse aux demandes de renseignements et aux défis
10.1 Un individu peut adresser un défi concernant le respect des principes ou de toute autre loi ou règlement applicable sur la vie privée au Responsable de la vie privée ou à un autre représentant habileté du TU Group.
10.2 Le TU Group maintiendra des procédures permettant d’aborder et de répondre à toutes les demandes de renseignement ou plaintes venant d’individus à l’égard de la gestion des renseignements personnels par le TU Group.
10.3 Le TU Group informera, sur demande, les personnes concernées sur l’existence de ces procédures de même que sur la disponibilité de procédures de plainte.
|