Cette politique sur la vie privée du Groupe TU (la politique) comprend dix principes qui règlent la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels par le Groupe TU. La politique a été dessinée de manière à refléter les questions de vie privée qui touchent spécifiquement le Groupe TU.
Cette politique est assujettie et s’ajoute aux exigences et procédures prévues par toute loi ou règlement applicable. Si un conflit survient entre cette politique et une loi ou un règlement applicable, la loi ou le règlement prévaudra.
L’étendue et l’application de cette politique se définissent comme suit :
Collecte – Action de réunir, d’acquérir, d’enregistrer ou d’obtenir des renseignements personnels, soit oralement, par ordinateur ou par écrit.
Consentement – Accord quant à la collecte, l’’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Le consentement peut être explicite, implicite ou tacite et peut être directement fourni par l’individu ou par un représentant dûment autorisé. Un consentement explicite peut être donné soit oralement, électroniquement ou par écrit. Le consentement implicite est un consentement qui peut raisonnablement être inféré à partir des actions ou des inactions d’un individu. Un consentement tacite a lieu dans les situations décrites par les lois et les règlements applicables sur la vie privée.
Divulgation – Rendre des renseignements personnels accessibles à un tiers.
Renseignements personnels – Renseignements au sujet d’un individu identifiable, n’incluant pas les renseignements collectifs ne pouvant être associés à un individu spécifique ou les renseignements exclus en vertu des lois et des règlements applicables à la vie privée, tels que les renseignements accessibles au public ou les renseignements relatifs aux relations d’affaires.
Le Groupe TU – Comprend les compagnies suivantes : North American Air Travel Insurance Agencies Ltd. f/a. sous le nom commercial de Travel Underwriters et TU Assurance, OneWorld Medicare Inc, OneWorld Assist Inc. et TravelGold Mexico, S.A. de C.V.
Tiers – Un individu ou un organisme hors du Groupe TU.
Utilisation – Le traitement, le maniement et la gestion de renseignements personnels par et à l’intérieur d’une organisation.
1.1 Le Groupe TU se porte garant des renseignements personnels situés sous son contrôle et a désigné un Responsable de la vie privée qui a pour fonction de s’assurer que le Groupe TU agit conformément aux principes qui vont suivre.
1.2 Le Responsable de la vie privée peut déléguer certaines responsabilités touchant la politique à d’autres employés et agents du Groupe TU.
1.3 Le Groupe TU est garant des renseignements personnels qui sont en sa possession ou sous son contrôle. Le Groupe TU utilisera les moyens indiqués pour assurer la protection des renseignements personnels pendant leur utilisation par des tiers au nom du Groupe TU (voir voir Principe 7).
1.4 Le Groupe TU mettra en place des règles et des procédures pour faire fonctionner la politique, dont :
2.1 Le Groupe TU indiquera et enregistrera à quelles fins les renseignements personnels sont collectés lors de ou avant la collecte des renseignements personnels ou, lorsqu’approprié, lors de ou avant l’utilisation des renseignements personnels à une nouvelle fin.
2.2 Le Groupe TU collecte des renseignements personnels aux fins suivantes :
Les autres références aux « fins identifiées » incluent les fins énoncées dans ce principe.
2.3 Le Groupe TU, lorsque approprié, spécifiera oralement, par ordinateur ou par écrit, aux personnes concernées, les fins pertinentes et identifiées justifiant de collecter, d’utiliser ou de divulguer les renseignements personnels, au moment ou avant la collecte de renseignements personnels. Les personnes effectuant la collecte de renseignements personnels expliqueront, sur demande, ces fins ou renverront l’individu à la personne désignée du Groupe TU qui expliquera ces fins.
3.1 La plupart du temps, le consentement des personnes concernées est requis pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de renseignements personnels. Dans certaines circonstances, les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués sans que l’individu en soit informé ou sans son consentement, comme lors d’une situation d’urgence où la vie, la santé ou la sécurité d’un individu est menacée.
3.2 Le Groupe TU peut divulguer des renseignements personnels, à l’insu ou sans le consentement de la personne concernée, à un avocat ou à un autre conseiller représentant un membre du Groupe TU, afin de recouvrer une créance, d’obéir à une citation à comparaître, à un mandat ou à toute autre injonction ou selon ce qui peut être autrement exigé ou autorisé par la loi.
3.3 Là où la loi l’exige, le Groupe TU s’efforcera, dans la mesure du raisonnable, d’aviser un individu des fins identifiées pour lesquelles les renseignements personnels peuvent être collectés, utilisés ou divulgués. Ces fins seront énoncées de façon à pouvoir être raisonnablement comprises par l’individu.
3.4 De manière générale, le Groupe TU cherchera à obtenir un consentement pour utiliser et divulguer des renseignements personnels au moment de leur collecte. Toutefois, le Groupe TU peut chercher à obtenir le consentement pour l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels après les avoir collectés, mais avant qu’ils soient utilisés ou divulgués à une nouvelle fin.
3.5 Le Groupe TU exigera des individus qu’ils consentent à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels comme condition de la livraison d’un produit ou d’un service uniquement si la collecte, l’utilisation ou la divulgation est raisonnablement requise pour atteindre les fins identifiées.
3.6 Dans son évaluation de la forme de consentement appropriée (explicite ou implicite) le Groupe TU tiendra compte du degré de confidentialité des renseignements personnels et des attentes raisonnables de l’individu.
3.7 Un individu a le droit de retirer son consentement à l’utilisation ou à la divulgation de renseignements personnels, sous réserve des restrictions légales et contractuelles et à un préavis raisonnable. Le Groupe TU informera les individus de l’effet du retrait de consentement. Les individus peuvent contacter le Responsable de la vie privée ou un autre représentant désigné du Groupe TU pour plus d’information quant aux implications d’un retrait de consentement dans des circonstances particulières.
4.1 Le Groupe TU limitera la collecte de renseignements personnels à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins identifiées par le Groupe TU ou à ce qui autrement est permis par la loi.
4.2 De façon générale, le Groupe TU collecte des renseignements personnels des individus auxquels les renseignements se rapportent et peut collecter des renseignements personnels de tiers, y compris des parents, de tuteurs dûment nommés, de conjoints ou de membres de la famille, de médecins et autres fournisseurs de soins médicaux et autres tiers ayant le droit de divulguer des renseignements ou autrement permis par la loi.
5.1 Le Groupe TU n’utilisera ou ne divulguera pas de renseignements personnels pour des fins autres que celles pour lesquelles ils ont étés collectés, sauf si l’individu donne son consentement ou autrement permis par la loi. Le Groupe TU gardera les renseignement seulement aussi longtemps que nécessaire à la réalisation de ces fins ou comme exigé ou permis par la loi.
5.2 Le Groupe TU peut divulguer les renseignements personnels d’un individu à :
5.3 Seuls les employés et les agents du Groupe TU, ayant besoin de ces renseignements pour motifs d’affaires ou dont le travail l’exige dans la mesure du raisonnable, recevront accès aux renseignements personnels.
5.4 Lorsque des renseignements personnels ont étés utilisés pour prendre une décision ayant un effet sur l’individu, le Groupe TU préservera, pour une période de temps raisonnable, soit les renseignements mêmes qui ont servi à prendre la décision ou un dossier contenant les raisons ayant mené à la décision.
5.5 Le Groupe TU maintiendra des contrôles systématiques et raisonnables, des calendriers et des pratiques pour la conservation et la destruction des renseignements et des dossiers relatifs aux renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires ou pertinents aux fins identifiées ou dont la loi n’exige ou ne permet plus qu’ils soient conservés. Quand, d’après de telles pratiques ou d’après la loi, ces types de renseignements ne doivent plus être conservés, ils seront détruits, effacés ou rendus anonymes.
6.1 Le Groupe TU prendra des mesures raisonnables pour faire en sorte que les renseignements personnels soient aussi exacts, complets et à jour que cela est approprié compte tenu des fins de la collecte, de leur utilisation et de leur divulgation et de façon à minimiser la possibilité qu’un renseignement inapproprié puisse être utilisé pour prendre une décision ayant un effet sur un individu.
6.2 Le Groupe TU modifiera les renseignements personnels d’individus comme et quand cela sera raisonnablement nécessaire afin de parvenir aux fins identifiées pour leur collecte, utilisation ou divulgation. Si le Groupe TU reçoit une demande pour apporter une modification ou un ajout aux renseignements personnels concernant un individu et que le Groupe TU juge cette modification ou cet ajout approprié, le Groupe TU modifiera ces renseignements personnels. Si le Groupe TU juge que la modification ou l’ajout demandé n’est pas approprié, le Groupe TU avisera la personne ayant demandé la modification ou l’ajout de ce fait et conservera une trace de la demande de modification ou d’ajout.
6.3 Là où la loi l’exige ou lorsque cela est approprié, le Groupe TU communiquera les amendements ou les ajouts aux renseignements personnels à des tiers.
7.1 Le Groupe TU protégera les renseignements personnels grâce à des dispositifs de protection correspondant au degré de sensibilité des renseignements.
7.2 Le Groupe TU prendra des mesures raisonnables et appropriées afin de protéger les renseignements personnels contre des risques tels que la perte, le vol, l’accès non autorisé, la divulgation, le copiage, l’utilisation, la modification ou la destruction.
7.3 Le Groupe TU prendra des mesures raisonnables et appropriées pour protéger les renseignements personnels divulgués à des tiers, par exemple grâce à des ententes contractuelles stipulant la confidentialité des renseignements et les fins pour lesquelles ils peuvent être utilisés.
8.1 Le Groupe TU mettra à la disposition de tous les individus les renseignements spécifiques sur ses règles et pratiques concernant la gestion des renseignements personnels, y compris :
9.1 Le Groupe TU informera un individu, sur demande, du contenu, de l’utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, moyennant des frais minimaux ou gratuitement. Un individu concerné pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et demander qu’ils soient modifiés en accord avec le Principe 6 énoncé précédemment.
9.2 Dans certaines situations et là où la loi le permet, le Groupe TU peut ne pas permettre l’accès à une partie ou à la totalité des renseignements personnels qu’il détient au sujet d’un individu. Le Groupe TU peut, par exemple, ne pas donner accès à des renseignements qui vraisemblablement révéleraient des renseignements personnels au sujet d’un tiers ou dont on peut raisonnablement s’attendre à ce qu’ils menacent la vie ou la sécurité d’un individu. Le Groupe TU peut ne pas donner accès à des renseignements dont la divulgation révélerait des renseignements commerciaux confidentiels, si les renseignements étaient protégés par le privilège du secret professionnel de l’avocat, si les renseignements avaient été générés dans le cadre d’un processus formel de résolution d’une dispute, ou si les renseignements avaient été collectés en relation avec une enquête sur la violation de contrat ou sur une infraction à une loi. Si l’accès aux renseignements personnels est refusé, le Groupe TU fournira, sur demande, les raisons de son refus.
9.3 Dans le but de protéger les renseignements personnels, il peut être exigé d’un individu qu’il produise des pièces d’identité capables de convaincre le Groupe TU qu’il peut, en toute sécurité, accorder à l’individu un accès à des renseignements personnels.
9.4 Les individus peuvent demander d’avoir accès à leurs renseignements personnels en contactant le Responsable de la vie privée ou tout autre représentant habileté du Groupe TU.
9.5 Le Groupe TU s’efforcera de répondre à toutes les demandes dans un délai de 30 jours ou, en tous les cas, dans un délai ne dépassant pas la limite de temps exigée ou permise pas la loi en vigueur.
10.1 Un individu peut adresser un défi concernant le respect des principes ou de toute autre loi ou règlement applicable sur la vie privée au Responsable de la vie privée ou à un autre représentant habileté du Groupe TU.
10.2 Le Groupe TU maintiendra des procédures permettant d’aborder et de répondre à toutes les demandes de renseignement ou plaintes venant d’individus à l’égard de la gestion des renseignements personnels par le Groupe TU.
10.3 Le Groupe TU informera, sur demande, les personnes concernées sur l’existence de ces procédures de même que sur la disponibilité de procédures de plainte.